Code of Conduct für das Forderungsmanagement

Mit dem Code of Conduct – oder auf Deutsch: dem Verhaltenskodex für faires Forderungsmanagement – haben sich die Inkassounternehmen des BDIU auf klare und nachprüfbare Regeln für den Einzug von Forderungen verständigt. Dieser Code ist Ausdruck des Mottos des BDIU: Inkasso heißt Verantwortung.

Der Code of Conduct betrachtet Inkasso aus der Sicht von Verbraucherinnen und Verbrauchern. Wie entsteht eine Forderung? Wann übergibt ein Gläubiger einen Fall ins Inkasso? Wie prüft das Inkassounternehmen, dass die Forderung zum Einzug berechtigt ist? Welche Kosten entstehen dabei? Wie kann ich als Schuldnerin oder Schuldner mit dem Inkassounternehmen kommunizieren? Der Code gibt darauf Antworten. 

Im Folgenden sind sämtliche Einzelregelungen aufgeführt, auf die sich die BDIU-Mitglieder verständigt haben. Sie können sowohl einzelne Themen anklicken – dabei unterstützt Sie die Navigationshilfe – oder aber den gesamten Code of Conduct lesen. Darüber hinaus finden Sie den Code hier als Druckversion

§ 1 – Örtlicher, persönlicher, sachlicher und zeitlicher Geltungsbereich
  1. Die Bestimmungen dieses Codes of Conduct gelten kraft Beschlusses der BDIU-Mitgliederversammlung vom 17.09.2020 gemäß § 25 Abs. 3 der Satzung des BDIU verbindlich für alle BDIU-Mitglieder.  
  2. Dieser Code of Conduct tritt gemäß Beschluss der BDIU-Mitgliederversammlung vom 17.09.2020 am 1.10.2021 in Kraft. Er gilt nicht rückwirkend. Seine Bestimmungen sind auf alle Inkassofälle anzuwenden, die ab dem 1.10.2021 an einen Inkassodienstleister übergeben werden.  
  3. Die Regelungen dieses Codes of Conduct betreffen ausschließlich Inkassofälle gegenüber Verbrauchern, bei denen deutsches Recht anzuwenden ist. ²Verbraucher im Sinne dieses Codes of Conduct ist jede natürliche Person, gegen die im Rahmen der Inkassotätigkeit eine Forderung geltend gemacht wird, die nicht im Zusammenhang mit der gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit dieser Person steht. 
  4. Die Regelungen dieses Codes of Conduct betreffen die Inkassodienstleistung, wie sie in § 2 dieses Codes of Conduct definiert wird. 
§ 2 – Definition: Inkasso
  1. Inkasso ist eine Rechtsdienstleistung. 
  2. Inkassodienstleister sind gemäß § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 RDG registrierte und im Rechtsdienstleistungsregister (www.rechtsdienstleistungsregister.de) geführte Rechtsdienstleister. ²Die Inkassodienstleistung ist die Einziehung fremder oder zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen, wenn die Forderungseinziehung als eigenständiges Geschäft betrieben wird (Legaldefinition des § 2 Abs. 2 Satz 1 RDG). 
§ 3 – Gleichstellung mit Rechtsanwälten

In den Regelungsbereichen und den Kompetenzzuweisungen durch das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG), die Zivilprozessordnung (ZPO) und die Insolvenzordnung (InsO) sind registrierte Inkassodienstleister den Rechtsanwälten gleichgestellt. 

§ 4 – Pflichten als Verantwortliche nach der Datenschutz-Grundverordnung
  1. Inkassodienstleister entscheiden selbstständig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. ²Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Inkassodienstleister unterliegt somit der Verantwortung des jeweiligen Inkassodienstleisters. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegen Inkassodienstleister den Rechten und Pflichten Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. 
  2. Inkassodienstleister dürfen für die öffentliche Hand tätig sein. ²Wenn sie als Verwaltungshelfer tätig sind, sind sie Auftragsverarbeiter. 
§ 5 – Ziel der gütlichen Einigung zwischen Gläubiger/Auftraggeber und Schuldner
  1. Inkassodienstleister vermitteln zwischen Gläubiger/Auftraggeber und Schuldner mit dem Ziel, eine begründete Forderung zu realisieren.  
  2. Inkassodienstleister sind vorrangig ihren Auftraggebern verpflichtet: ²Sie versuchen primär, die Rechte des Gläubigers/Auftraggebers durchzusetzen, ohne jedoch die Belange des Verbraucher- und Schuldnerschutzes im Sinne eines angemessenen Interessenausgleichs zu vernachlässigen. 
  3. Inkassodienstleister beachten im Rahmen jedes Einziehungsauftrages das Schadensminderungsprinzip des § 254 des Bürgerlichen Gesetzbuches sowie dazu ergangene höchstrichterliche Rechtsprechung.  
  4. Ferner beachten Inkassodienstleister bei der Anwendung von Inkassomaßnahmen den Grundsatz einer angemessenen Zweck-Mittel-Relation. 
§ 6 – Dokumentationspflichten

Der Inkassodienstleister muss ein geordnetes und zutreffendes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit vermitteln können. ²Für die Dokumentation gelten die gesetzlichen, insbesondere die berufs-, zivil- und handels- sowie datenschutzrechtlichen Verpflichtungen, die vertraglichen Vereinbarungen und die Regelungen dieses Codes of Conduct. ³Die Dokumentation muss die Prüfung erlauben, dass diese Bestimmungen eingehalten wurden. 

§ 7 – Unterstützungs- und Kooperationspflicht

Inkassodienstleister unterstützen den BDIU dabei, die Aufsicht über die Einhaltung dieses Codes of Conduct zu führen, und geben dabei unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Pflichten sowie sonstiger Vertraulichkeitspflichten Auskunft über ihre Berufsausübung.² Zu Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen müssen Auskünfte nicht erteilt werden

§ 8 – Berufliche Zusammenarbeit im Forderungseinzug
  1. Inkassodienstleister können mit Dritten zusammenarbeiten, um persönlichen Kontakt mit dem Schuldner aufzunehmen. Insbesondere können sie dazu mit Rechtsanwälten, Auskunfteien und Auskunftsdiensten sowie Außendiensten zusammenarbeiten.  
  2. Dabei halten die Inkassodienstleister sich an die aus dem geltenden Recht ergebenden datenschutzrechtlichen Verpflichtungen sowie sonstige Vertraulichkeitspflichten. Zudem beachten sie ihre beruflichen Pflichten sowie die konkreten Pflichten dieses Codes of Conduct.  
§ 9 – Fortbildung
  1. Inkassodienstleister stellen die regelmäßige Fortbildung ihrer Inkassomitarbeiter sicher, insbesondere der qualifizierten Personen i.S.v. § 12 Abs. 4 RDG. 
  2. Die qualifizierte Person muss im Kalenderjahr mindestens 15 Zeitstunden an externen oder internen fachspezifischen Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen.  
  3. Inkassomitarbeiter mit Führungsaufgaben (etwa Team-, Abteilungs- oder Bereichsleiter) und Inkassomitarbeiter mit Schuldnerkontakt sollen mindestens zehn Zeitstunden kalenderjährlich an externen oder internen fachspezifischen Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen. 
§ 10 – Ausbildung

Inkassodienstleister sollen sich an der Ausbildung des Berufsnachwuchses sowie der kaufmännischen und fachlichen Berufe angemessen beteiligen Inkassodienstleister sollen sich an der Ausbildung des Berufsnachwuchses sowie der kaufmännischen und fachlichen Berufe angemessen beteiligen 

§ 11 – Verzugseintritt
  1. Der Inkassodienstleister prüft, ob der Schuldner zum Zeitpunkt der Auftragsübergabe mit der Leistung bzw. Zahlung gegenüber dem Gläubiger/Auftraggeber in Verzug ist oder ob sich die Pflicht zur Erstattung der Rechtsverfolgungskosten aus anderen materiellen oder prozessualen Anspruchsgrundlagen ergibt. ²Diese Rechtsprüfung soll nach den Vorgaben des § 14 dieses Codes of Conduct erfolgen.
  2. Ist der Schuldner mit der Leistung in Verzug, muss er die Kosten für die Beauftragung des Inkassodienstleisters gleich einem Rechtsanwalt erstatten. ²Die Pflicht entfällt, wenn der Schuldner den Verzug nicht zu vertreten hat.   
§ 12 – Mahnung vor Beauftragung eines Inkassodienstleisters

Nach Möglichkeit soll ein Schuldner nicht durch ein Inkassoschreiben überrascht werden. ²Darum verpflichten sich BDIU-Mitglieder zu folgenden Verhaltensweisen: 

a. Grundsätzlich weisen BDIU-Mitglieder bereits bei Mandatsübernahme den Gläubiger/Auftraggeber darauf hin, dass er den Schuldner vor Übergabe eines Falles an den Inkassodienstleister zweimal zumindest in Textform gemahnt haben sollte.  

b. In Fällen, in denen der Verzug des Schuldners ohne Mahnung durch den Gläubiger/Auftraggeber eingetreten ist, sollte mindestens einmal gemahnt worden sein.  ²Eine Mahnung ist nicht notwendig, wenn dem Gläubiger/Auftraggeber die Schuldner-Adresse nicht vorliegt und ihm allein für Beschaffung der Schuldner-Adresse Kosten entstehen würden. 

c. Bei Forderungen aus unerlaubter Handlung ist eine Mahnung entbehrlich. 

§ 13 – Form der Mahnungen durch den Gläubiger/Auftraggeber
  1. Jegliche Mahnung durch den Gläubiger/Auftraggeber kann formfrei erfolgen, auch wenn sie verzugsbegründend wirken soll. ²Damit ist die Mahnung auch mündlich, fernmündlich, elektronisch oder schriftlich möglich. ³Das Risiko des Nachweises liegt beim Gläubiger/Auftraggeber. 
  2. Hat der Gläubiger/Auftraggeber eine Mahnung versandt, deren Zugang der Schuldner bestreitet, ist es dem Gläubiger/Auftraggeber unbenommen, sich bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen auf die Entbehrlichkeit der Mahnung zu berufen. 
§ 14 – Rechtsprüfung
  1. Ein Inkassodienstleister führt vor dem Erstkontakt mit dem Schuldner eine Rechtsprüfung der zum Einzug übergebenen Forderungen durch; er prüft, ob sie materiell-rechtliche und formell begründet ist. 
  2. Maßgeblich für die Rechtsprüfung ist der Sachverhalt, den der Gläubiger/Auftraggeber dem Inkassodienstleister zu der jeweiligen Forderung mitgeteilt hat. ²Im weiteren Verfahren ist dem Schuldner Gelegenheit zu geben, seine Einreden und Einwendungen vorzubringen und bei Bedarf nachzuweisen. ³Der Gläubiger/Auftraggeber ist – ausgehend von der fortgesetzten Rechtsprüfung – zum weiteren Forderungseinzug zu beraten. 4Forderungen, die für den Inkassodienstleister offensichtlich nicht berechtigt sind, dürfen nicht zur Einziehung übernommen bzw. nicht weiter eingezogen werden. Auf Zweifel an der Begründetheit ist der Gläubiger/Auftraggeber hinzuweisen.  
  3. Das Gesamtbild der Forderungseinziehung muss erkennen lassen, dass eine Rechtsprüfung stattgefunden hat. ²Die gesetzlichen und vertraglichen Dokumentationspflichten (§ 6) bleiben hiervon unberührt. 
§ 15 – Gläubigermahnkosten

Gläubigermahnkosten sind konkrete oder pauschalierte Mahnspesen für Mahnansprachen des Gläubigers/Auftraggebers sowie tatsächlich entstandene Auslagen, die damit in Zusammenhang stehen, wie zum Beispiel Adressermittlungs- oder Bankrücklastschriftkosten. 

§ 16 – Prüfungs- und Hinweispflichten bei pauschalierten Gläubigermahnkosten
  1. Als Rechtsdienstleister prüft der Inkassodienstleister die Erstattungsfähigkeit der geltend gemachten pauschalierten Mahnkosten unter allen rechtlichen Gesichtspunkten dem Grunde und der Höhe nach. ²Er weist den Gläubiger/Auftraggeber darauf hin, dass bei den Mahnspesen nur die Sach-, nicht aber die Personalkosten erstattungsfähig sind.  
  2. Der Inkassodienstleister weist den Gläubiger/Auftraggeber darauf hin, wenn er Zweifel an der Begründetheit oder Durchsetzbarkeit der Mahnkosten hat und dokumentiert die darauf erfolgende Auftragserteilung. ²Zweifel können sich insbesondere auf den Erstattungsanspruch für die verzugsbegründende Mahnung oder die Höhe der Kosten beziehen.  
  3. Vorgaben des Gläubigers/Auftraggebers sind nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen zu beachten, es sei denn, sie begründen einen Verstoß gegen ein gesetzliches Verbot oder sind sittenwidrig (§§ 134, 138 BGB), jeweils unter Berücksichtigung der höchstrichterlichen Rechtsprechung. 
§ 17 - Verzugszinsen
  1. Inkassodienstleister dürfen für den Gläubiger/Auftraggeber Verzugszinsen geltend machen. Diese liegen bei Verbrauchern derzeit gemäß § 288 Abs. I des Bürgerlichen Gesetzbuchs bei maximal 5 Prozentpunkten über dem aktuellen Basiszinssatz. 
  2. Hiervon abweichende Zinssätze sind statthaft, soweit der Gläubiger/Auftraggeber sie nachweisen kann oder hierfür eine andere gesetzliche Grundlage vorhanden ist. 
  3. Die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist möglich (§ 288 Abs. 4 BGB). 
§ 18 – Rechtsprüfung weiterer vom Gläubiger/Auftraggeber übergebener Nebenpositionen
  1. Als Rechtsdienstleister prüft der Inkassodienstleister, ob weitere vom Gläubiger/Auftraggeber übergebene Nebenforderungen unter allen rechtlichen Gesichtspunkten dem Grunde und der Höhe nach erstattungsfähig sind.  
  2. Der Inkassodienstleister weist den Gläubiger/Auftraggeber darauf hin, wenn er Zweifel an der Begründetheit oder Durchsetzbarkeit übergebener Nebenforderungen hat und dokumentiert entsprechende Vorgaben des Gläubigers/Auftraggebers. ²Zweifel können sich insbesondere ergeben, wenn der Gläubiger/Auftraggeber außerstande ist, tatsächlich entstandene Schäden bzw. Kosten nachzuweisen.  
  3. Vorgaben des Gläubigers/Auftraggebers sind nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen zu beachten, es sei denn, sie begründen einen Verstoß gegen ein gesetzliches Verbot oder sind sittenwidrig (§§ 134, 138 BGB), jeweils unter Berücksichtigung der höchstrichterlichen Rechtsprechung. 
§ 19 – Privatsphäre des Schuldners
  1. Für Schuldneransprache und -kommunikation werden in der Regel diejenigen Daten des Schuldners verwendet, die vom Gläubiger/Auftraggeber als Kontaktmöglichkeit an den Inkassodienstleister übergeben wurden. ²Der Inkassodienstleister darf diese Kontaktdaten jedoch auf Plausibilität und Bestand über Dritte überprüfen lassen.  
  2. Wenn der Schuldner mittels der bekannten Kontaktdaten nicht zu erreichen ist, bereits bei Fallübergabe als „unbekannt verzogen“ gilt oder sich die Daten nach Überprüfung als invalide herausstellen, kann der Inkassodienstleister selbst recherchierte oder durch Dritte ermittelte Kontaktdaten des Schuldners verwenden. 
  3. Es gelten vorrangig die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen sowie sonstige Vertraulichkeitspflichten. 
§ 20 – Vertretung des Schuldners

Inkassodienstleister achten die Vertretung eines Schuldners durch einen Dritten, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, es sei denn, der Vertreter missachtet die Mandatierung des Inkassodienstleisters oder reagiert auf Kontaktersuchen des Inkassodienstleisters nicht in angemessener Frist. 

§ 21 – Schriftliche Schuldneransprache nach Adressermittlung

Jede Adressermittlung trägt das geringe Risiko in sich, dass eine Personenverwechslung erfolgt oder die Adresse des Opfers eines Identitätsdiebstahls ermittelt wird. ²Daher sollen Inkassodienstleister im ersten Mahnschreiben an die neu ermittelten Kontaktdaten in angemessenem Umfang über den Vorgang, insbesondere über die Hintergründe der Adress-ermittlung, informieren, damit der Angeschriebene erkennen kann, dass und warum eine Adressermittlung durchgeführt wurde; dies gilt zumindest in Fällen, in denen 

  • der erste Kontaktversuch mit dem Schuldner unter den vom Gläubiger/Auftraggeber übermittelten Kontaktdaten wegen eines Adressrückläufers nicht erfolgreich war und 
  • in denen deshalb eine Adressermittlung durchgeführt werden musste, die neue Kontaktdaten ergeben hat. 

Formulierungsbeispiel:  

„die Firma [Name des Gläubigers/Auftraggebers] hat uns beauftragt, die oben aufgeführte Forderung gegen [bisheriger Vorname + Name, Straße, PLZ + Ort] einzuziehen. Unser erstes an diese Anschrift gerichtete Schreiben konnte durch die Post nicht zugestellt werden. Eine über die [Auskunftei bzw. Adressdienstleister einfügen] vorgenommene Adressermittlung hat als neue Anschrift [neuer Vorname + Name, Straße, PLZ + Ort] ergeben. Deshalb schreiben wir Sie an. 

Wir gehen davon aus, dass die ermittelte Anschrift korrekt ist und Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachgekommen sind. Aufgrund Ihres Zahlungsverzuges schulden Sie neben der fälligen Hauptforderung auch die aufgeführten Nebenforderungen unserer Auftraggeberin (Verzugsschaden, §§ 280, 286 BGB). Wir fordern Sie daher auf, die Gesamtforderung innerhalb von x Tagen nach Erhalt dieses Schreibens auf unser unten genanntes Konto zu überweisen. Sollten Sie nicht fristgerecht zahlen, werden wir auftragsgemäß alle sich im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten bietenden Maßnahmen in die Wege leiten.

§ 22 – Schriftliche Schuldneransprache bei Indizien für Identitätsdiebstähle

Wurde eine Adressermittlung durchgeführt und ist zu dem betreffenden Schuldner bereits ein Identitätsdiebstahl bekannt, sollen Inkassodienstleister ihre Erstanschreiben an den betreffenden – gegebenenfalls vermeintlichen – Schuldner so gestalten, dass die Hintergründe des Sachverhalts auch für den Adressaten deutlich werden. ²Dies kann durch eine Anpassung des Wortlauts des ersten Inkassoschreibens geschehen. Die Informationen nach §§ 21 und 22 können auch kombiniert werden, ohne genau zu bezeichnen, ob ein Fall des § 21 oder § 22 vorliegt. 

Formulierungsbeispiel: 

„die Firma [Name des Gläubigers/Auftraggebers] hat uns beauftragt, die oben aufgeführte Forderung einzuziehen.  

Aus bislang vorliegenden Informationen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Sie in der Vergangenheit Opfer eines Identitätsdiebstahls oder Warenkreditbetruges wurden. Wir bitten Sie daher um Ihre Hilfe, um zu prüfen, ob es sich auch im vorliegenden Fall um einen Betrugsfall handelt. 

Der oben bezeichnete Einkauf oder die Dienstleistung wurde unter Angabe der folgenden Adressdaten bestellt: [Angabe (Rechnungs-)Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, E-Mail und Lieferanschrift, soweit vorliegend] Ist das der Fall? Dann setzen Sie sich bitte kurzfristig mit uns in Verbindung, damit wir den Sachverhalt klären können.  

Sollte es sich bei dem umseitig genannten Vorgang um eine Forderung gegen Sie handeln, erwarten wir den Ausgleich der Gesamtforderung innerhalb von x Tagen nach Erhalt dieses Schreibens auf unser umseitig genanntes Konto. In diesem Fall schulden Sie aufgrund Ihres Zahlungsverzuges neben der fälligen Hauptforderung auch die aufgeführten Nebenforderungen unserer Auftraggeberin (Verzugsschaden, §§ 280, 286 BGB).“ 

§ 23 – Informationen bei erster Geltendmachung gemäß § 13a Abs. 1 RDG

Bei der ersten Geltendmachung einer Forderung gegenüber einer Privatperson müssen angegeben werden: 

a. Name oder Firma des Auftraggebers, dessen Anschrift, sofern nicht dargelegt wird, dass durch die Angabe der Anschrift überwiegende schutzwürdige Interessen des Auftraggebers beeinträchtigt würden (§ 13a Abs. 1 Nr. 1); 

b. der Forderungsgrund für Haupt- und Nebenforderungen, bei Verträgen unter konkreter Darlegung des Vertragsgegenstands und des Datums des Vertragsschlusses, bei unerlaubten Handlungen unter Darlegung der Art und des Datums der Handlung (Nr. 2); 

c. sofern Zinsen geltend gemacht werden, eine Zinsberechnung unter Darlegung der zu verzinsenden Forderung, des Zinssatzes und des Zeitraums, für den die Zinsen berechnet werden und wenn ein Zinssatz über dem gesetzlichen Verzugszinssatz geltend gemacht wird, einen gesonderten Hinweis hierauf und die Angabe, aufgrund welcher Umstände der erhöhte Zinssatz gefordert wird (Nr. 3 und 4); 

d. sofern Inkassokosten geltend gemacht werden, sind Angaben zu Art, Höhe und Entstehungsgrund zu machen (Nr. 5); der Entstehungsgrund konkretisiert die materiell-rechtliche oder formelle Erstattungspflicht des Schuldners; 

e. sofern Umsatzsteuer geltend gemacht wird, die Erklärung, dass der Auftraggeber nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist (Nr. 6); 

f. wenn die Anschrift der Privatperson nicht vom Gläubiger mitgeteilt, sondern anderweitig ermittelt wurde, einen Hinweis hierauf sowie darauf, wie eventuell aufgetretene Fehler geltend gemacht werden können (Nr. 7; zusätzlich gilt § 21 dieses Codes of Conduct); 

g. Bezeichnung, Anschrift und elektronische Erreichbarkeit der zuständigen Aufsichtsbehörde (Nr. 8). 

§ 24 – Forderungsgründe

Der konkrete Forderungsgrund muss bei der ersten Geltendmachung angegeben werden: 

a. Bei Forderungen aus ungerechtfertigter Bereicherung oder unerlaubter Handlung sind Art und Datum anzugeben. 

b. Bei titulierten Forderungen (insbesondere Urteil, Vollstreckungsbescheid) sind das Gericht oder die Behörde, das Aktenzeichen und das Datum des Titels anzugeben. 

c. Bei einer Forderung aus einem Vertrag muss der Vertragsgegenstand und das Datum des Vertragsschlusses dargelegt werden. Kann das Datum des Vertragsschlusses nicht konkret ermittelt werden, muss es dem Schuldner durch vergleichbare Angaben (Bestelldatum, Lieferdatum oder Rechnungsdatum) ermöglicht werden, die Rechtmäßigkeit der Forderung zu überprüfen. Grundsätzlich sollte der Vertragsgegenstand für den Schuldner einfach und verständlich dargelegt werden. Dies kann erreicht werden, indem der Vertragsgegenstand auf dieselbe Art dargelegt wird wie in Anträgen auf Erlass eines Mahnbescheides (Hauptforderungskatalog). 

§ 25 – Zinsberechnung

Die Zinsberechnung muss enthalten: 

a. zu verzinsende Forderung 

b. Zeitpunkt des Beginns der Zinsberechnung (z.B. Verzugseintritt) 

c. Zeiträume für die Zinsen berechnet werden 

d. den Zinssatz 

Art und Höhe der geltend gemachten Zinsen sind in § 17 dieses Codes of Conduct geregelt. 

§ 26 – Inkassokosten

Die vom Gläubiger/Auftraggeber als Verzugsschaden geltend gemachten Inkassokosten müssen wie folgt dargelegt werden: 

a. Die Höhe der Inkassokosten ist genau zu beziffern. 

b. Die Art der Inkassokosten muss erläutert werden. Um dem Schuldner die Überprüfung der Kosten zu erleichtern, kann die RVG-Terminologie angewendet werden: Geschäftsgebühr, Einigungsgebühr, Ziffer des Vergütungsverzeichnisses zum RVG (VV RVG) usw.  

c. Der Entstehungsgrund der Inkassokosten ist zu belegen. Dabei können alle in Frage kommenden Anspruchsgrundlagen wie Verzug, unerlaubte Handlung, Vertrag oder Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) genannt werden

§ 27 – Informationspflicht auf Anfrage gemäß § 13a Abs. 2 RDG

Gegenüber einer Privatperson müssen auf Anfrage folgende weitere Angaben gemacht werden: 

a. Name oder Firma desjenigen, in dessen Person die Forderung entstanden ist; 

b. bei Verträgen die wesentlichen Umstände des Vertragsschlusses. Dabei ist darzulegen, in welcher Form der Vertrag geschlossen wurde. 

§ 28 – Hinweispflicht vor Einleitung von Inkassomaßnahmen
  1. Inkassodienstleister erfüllen ihre Hinweispflichten unter Beachtung der Schadensminderungspflicht. ²Sie weisen den Schuldner darauf hin, dass ein ungewöhnlich hoher Schaden entsteht, wenn er nicht leistet. ³Der Hinweis auf die drohende Titulierung und die nachfolgende Vollstreckung ist zulässig; bei Vorliegen der je Maßnahme entsprechenden Voraussetzungen ebenso die beispielhafte Aufzählung von tatsächlichen Folgen der beeinträchtigten Kreditwürdigkeit, die Eintragung im Schuldnerverzeichnis und die Folgen der eingeschränkten Nutzung von Zahlungswegen, beispielsweise Kauf auf Rechnung. 
  2. Bei den Hinweisen soll die zeitliche Nähe der Realisierung sowie die Bedingtheit von Maßnahmen (Vollstreckung setzt Titulierung voraus) angemessen berücksichtigt werden. ²Es darf nicht verschleiert werden, dass der Schuldner in einem Gerichtsverfahren geltend machen kann, den beanspruchten Geldbetrag nicht zu schulden. 
  3. Auf die Einmeldung von Forderungsdaten bei einer Auskunftei muss vor der tatsächlichen Einmeldung hingewiesen worden sein. ²Es gelten die Regelungen der §§ 29 ff. 
  4. Soweit auf Maßnahmen des Forderungseinzuges nicht zuvor hingewiesen werden muss, werden diese gleichwohl angekündigt, es sei denn, es besteht die Gefahr, dass der Zweck der Forderungseinziehung vereitelt wird. 
§ 29 – Unrechtmäßige Hinweise, Ankündigungen und Androhungen

Unzulässig sind Hinweise, Ankündigungen und Androhungen, die den Eindruck erwecken können, eine Rechtsverteidigung des Schuldners sei auch bei nicht begründeten Forderungen ausgeschlossen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Eindruck vermittelt wird, 

a. eine Zahlung der unberechtigten Forderung sei der einzige Weg, die angekündigte Maßnahme abzuwenden; 

b. auch eine erfolgreiche Rechtsverteidigung habe für den Schuldner nachteilige Rechtsfolgen; 

c. die Erhebung von Einreden und Einwendungen sei unmöglich oder habe sachfremde Nachteile.  

§ 30 – Bedingungen der Einmeldung von Forderungsdaten bei einer Auskunftei

Von einem Schuldner dürfen nur Forderungsdaten bei einer Auskunftei eingemeldet werden, wenn diese Forderungen über geschuldete Leistungen betreffen, 

a. die durch ein rechtskräftiges oder für vorläufig vollstreckbar erklärtes Urteil festgestellt worden sind oder  

b. für die ein Schuldtitel nach § 794 der Zivilprozessordnung vorliegt oder 

c. die nach § 178 der Insolvenzordnung festgestellt und nicht vom Schuldner im Prüfungstermin bestritten worden sind oder 

d. die der Schuldner ausdrücklich anerkannt hat oder 

e. bei denen  

  • der Schuldner nach Fälligkeit der Forderung mindestens zweimal schriftlich gemahnt worden ist und 
  • die erste Mahnung mindestens vier Wochen zurückliegt und 
  • der Schuldner zuvor, jedoch frühestens bei der ersten Mahnung, über eine mögliche Einmeldung bei einer Auskunftei unterrichtet worden ist, und 
  • der Schuldner die Forderung nicht bestritten hat 

oder 

f.  deren zugrunde liegendes Vertragsverhältnis wegen Zahlungsrückständen fristlos gekündigt werden kann und bei denen der Schuldner zuvor über eine mögliche Berücksichtigung durch eine Auskunftei unterrichtet worden ist. 

§ 31 – Hinweis auf eine bevorstehende Einmeldung

Die nach Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe a der DSGVO gebotene „Transparenz der Verarbeitung“ erfordert, dass der Inkassodienstleister die betroffene Person rechtzeitig vor einer Einmeldung informiert. ²Ausgenommen hiervon sind Einmeldungen basierend auf vertraglicher Grundlage zwischen Gläubiger/Auftraggeber und betroffener Person, wobei die Regelungen des § 30 dieses Codes of Conduct Berücksichtigung finden. ³Es können die folgenden, mit verschiedenen Auskunfteien abgestimmten Einmeldeunterrichtungstexte verwendet werden: 

Einmeldeunterrichtung gemäß den Anforderungen des § 31 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 BDSG (einzusetzen frühestens mit der ersten Mahnung) 

 
Wir weisen auf Folgendes hin: Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO übermitteln wir Daten über Forderungen, die trotz Fälligkeit nicht beglichen wurden, an eine oder mehrere Wirtschaftsauskunftei(en) (siehe unten). Dort können diese Daten Berücksichtigung bei der Ermittlung von Wahrscheinlichkeitswerten (Scoring) finden. Das geschieht, soweit Sie nach Eintritt der Fälligkeit der Forderung mindestens zweimal schriftlich gemahnt worden sind, die erste Mahnung mindestens vier Wochen zurückliegt und Sie die Forderung nicht bestritten haben. 

Weitere Informationen über die Wirtschaftsauskunftei(en), an die wir Daten übermitteln, erhalten Sie (mit dem beiliegenden Informationsblatt oder) unter www.x-Auskunftei.de (www.y-Auskunftei.de und www.z-Auskunftei.de).“ 

oder 

Einmeldeunterrichtung gemäß den Anforderungen des § 31 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 BDSG (einzusetzen bei fristloser Kündigung des zugrundeliegenden Vertragsverhältnisses aufgrund von Zahlungsrückständen) 

 
Wir weisen auf Folgendes hin: Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO übermitteln wir Daten über Forderungen, die trotz Fälligkeit nicht beglichen wurden, an eine oder mehrere Wirtschaftsauskunftei(en) (siehe unten). Dort können diese Daten Berücksichtigung bei der Ermittlung von Wahrscheinlichkeitswerten (Scoring) finden. Das geschieht, soweit die geschuldete Leistung nicht erbracht worden ist und das der Forderung zugrunde liegende Vertragsverhältnis aufgrund von Zahlungsrückständen fristlos gekündigt werden kann. 

Weitere Informationen über die Wirtschaftsauskunftei(en), an die wir Daten übermitteln, erhalten Sie (mit dem beiliegenden Informationsblatt oder) unter www.x-Auskunftei.de (www.y-Auskunftei.de und www.z-Auskunftei.de). 

§ 32 – Einmeldung bei titulierten Forderungen

Grundsätzlich besteht bei titulierten Forderungen keine rechtliche Verpflichtung, den Betroffenen vor einer Einmeldung zu informieren. ²Dennoch sollen Inkassodienstleister den Schuldner auch bei einer titulierten Forderung auf die bevorstehende Einmeldung hinweisen. ³Dies muss nicht unmittelbar vor der Einmeldung erfolgen, sondern kann bereits vor Titulierung erfolgt sein. 4Es kann hierzu der folgende, mit verschiedenen Auskunfteien abgestimmte Einmeldeunterrichtungstext verwendet werden: 

Wir weisen auf Folgendes hin: Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO übermitteln wir Daten über die nicht vertragsgemäße Abwicklung von Forderungen an eine oder mehrere Wirtschaftsauskunftei(en) (siehe unten). Dort können diese Daten Berücksichtigung bei der Ermittlung von Wahrscheinlichkeitswerten (Scoring) finden. Dies geschieht, soweit die vorstehend genannte Forderung trotz Fälligkeit nicht ausgeglichen wurde, die Weitergabe der Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist und die Forderung durch ein rechtskräftiges Urteil oder einen Schuldtitel nach § 794 Zivilprozessordnung (z.B. Vollstreckungsbescheid) festgestellt worden ist.  

Weitere Informationen über die Wirtschaftsauskunftei(en), an die wir Daten übermitteln, erhalten Sie unter www.x-Auskunftei.de (www.y-Auskunftei.de und www-z-Auskunftei.de). 

§ 33 – Schriftliche Mahnung vor Einmeldung

Mindestens eine der Inkassomahnungen, in denen vor einer bevorstehenden Einmeldung gewarnt wird, soll schriftlich erfolgen.

§ 34 – Korrektur- und Berichtigungspflicht für den Inkassodienstleister

Erkennt der Inkassodienstleister, dass er Daten falsch oder unberechtigt eingemeldet hat, korrigiert er die Einmeldung gegenüber der Auskunftei unter Hinweis auf die falsche oder unberechtigte Einmeldung. 

§ 35 – Definition: Anruf
  1. Ein Anruf beginnt mit dem ersten Klingelzeichen beim Schuldner. ²Als Anruf gilt auch, wenn das Gespräch nicht entgegengenommen oder nur der Anrufbeantworter bzw. die Mailbox erreicht wurde. 
  2. Abgebrochene Anrufe sollen im Rahmen der technischen Möglichkeiten vermieden werden. 
§ 36 – Häufigkeit der Anrufe
  1. Je Forderungsangelegenheit beträgt die Zahl der Anrufe maximal drei je Rufnummer pro Tag. ²Zwischen den Anrufen hat eine angemessene Zeitspanne zu liegen. ³Ist die Leitung des Schuldners belegt („besetzt“), so zählt dieser Anruf nicht zum Tageslimit; es darf erneut angerufen werden. 
  2. Mehrere Forderungsangelegenheiten gegenüber demselben Schuldner sollen gebündelt bearbeitet werden. ²Ist das möglich, so werden die Limits für Anrufe und tatsächlich geführte Telefongespräche bei Schuldnern mit mehreren Forderungsangelegenheiten auf den Schuldner und nicht die Forderungsangelegenheiten bezogen. 
  3. Je Forderungsangelegenheit wird im Outbound-Bereich pro Tag maximal ein Telefongespräch mit einem Schuldner geführt. 
  4. Vom Schuldner gewünschte bzw. genehmigte Anrufe und Telefongespräche bleiben von diesen Regelungen unberührt. ²Derartige Wünsche und Genehmigungen des Schuldners werden dokumentiert. 
§ 37 – Telefonkanäle

Die Privatsphäre des Schuldners wird geachtet. ²Es werden diejenigen Rufnummern des Schuldners verwendet, die der Gläubiger/Auftraggeber dem Inkassodienstleister übermittelt hat. ³ Der Inkassodienstleister darf die Rufnummern auf Plausibilität und Bestand über Dritte überprüfen lassen und kann bei Notwendigkeit eigenständig alternative Rufnummern ermitteln. 

§ 38 – Anrufzeiten
  1. Ein Inkassodienstleister ruft den Schuldner von Montag bis Samstag ausschließlich zwischen 6:00 und 21:00 Uhr an.  
  2. Hiervon abweichende Anrufzeiten sind möglich, wenn dies vom Schuldner so gewünscht oder entsprechend genehmigt wurde. ²Solche Wünsche und Genehmigungen des Schuldners werden entsprechend dokumentiert. 
  3. An Sonntagen und bundeseinheitlichen Feiertagen werden Schuldner nicht angerufen. 
  4. An regionalen Feiertagen sollen in die entsprechenden Regionen keine Anrufe erfolgen. 
§ 39 – Übermittlung der Rufnummer und Rückrufe
  1. Die Rufnummer soll für den Angerufenen sichtbar sein und die Identifizierung des Anrufers ermöglichen. 
  2. Dem Angerufenen muss ein Rückruf auf die übermittelte Rufnummer möglich sein. ²Ist ein Sachbearbeiter nicht erreichbar, ist eine Bandansage zu schalten. 
§ 40 – Umgang im Gespräch
  1. Der Inkassodienstleister berücksichtigt im Gespräch die besonderen Bedürfnisse des Schuldners. ²Der Umgang beruht auf dem Prinzip des wechselseitigen Respekts. ³Der Schuldner wird nicht in eine Druck- oder Ausnahmesituation versetzt, die eine informierte und sachgemessene Reaktion nachteilig beeinflussen könnte. 
  2. Dies wird insbesondere sichergestellt, indem Hinweise auf gegebenenfalls bevorstehende und rechtlich mögliche Beitreibungsmaßnahmen – Einmeldung an Auskunfteien, Zwangsvollstreckung, Außendienst etc. – auch am Telefon ausschließlich nach Maßgabe der Regelungen der §§ 28 ff. dieses Codes of Conduct erfolgen. 
§ 41 – Gespräche mit Dritten und Identitätsfeststellung

1. Am Anfang eines jeden Telefongesprächs mit einem Schuldner stellt der Inkassodienstleister die Identität des Angerufenen fest. ²Gespräche mit einem Dritten – einer Person, die nicht Partei des der einzuziehenden Forderung zugrundeliegenden Vertrages bzw. Rechtsgeschäfts ist – über die vorgangsrelevanten Belange des Schuldners werden nicht geführt, es sei denn, es ist von einer Vertretungsbefugnis auszugehen. 

2. Bei allen Gesprächen werden die Vorgaben des Datenschutzes und der Vertraulichkeit eingehalten.   

3. Anrufbeantworter des Schuldners werden diskret und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben besprochen. ²Zu nennen sind

a. Unternehmensname, sofern sich daraus nicht der Geschäftszweck (Inkasso) ergibt. 

b. Ansprechpartner 

c. Rückrufnummer 

d. Anrufzeiten bzw. Erreichbarkeit des Inkassodienstleisters

4. 4Jegliche weitere Hinweise darauf, dass es sich in der Angelegenheit um einen Inkassovorgang handelt, werden bei aufgezeichneten Nachrichten des Inkassodienstleisters vermieden. 

§ 42 – Umgang mit Anrufverboten

Wünscht ein Schuldner ausdrücklich keine weiteren Anrufe oder Anrufversuche durch den Inkassodienstleister, so wird dies respektiert, wenn eine anderweitige Erreichbarkeit des Schuldners sichergestellt ist. 

§ 43 – Dokumentationspflichten

Das praktizierte Telefoninkasso wird in angemessener Form nachvollziehbar dokumentiert. ²Diese Informationen werden nach gesetzlichen Vorgaben vorgehalten und entsprechend gelöscht. 

§ 44 – Zeitliche Erreichbarkeit des Inkassodienstleisters für den Schuldner

Zu den üblichen Geschäftszeiten sollen Schuldner bei Inkassodienstleistern anrufen können und in angemessener Zeit mit einem Ansprechpartner verbunden werden. ²Außerhalb der Erreichbarkeits- bzw. Geschäftszeiten läuft eine Bandansage. 

§ 45 – Rückrufangebot
  1. Inkassodienstleister sollen Schuldnern die Möglichkeit geben, eine Rückrufbitte zu übermitteln. ²Die Wünsche des Schuldners in diesem Zusammenhang, beispielsweise hinsichtlich der Anrufzeit, werden dokumentiert und möglichst eingehalten.  
  2. Unspezifische bzw. nicht genau terminierte Rückrufbitten werden nach Möglichkeit innerhalb von zwei Werktagen erfüllt. ²In jedem Fall erhält der Schuldner eine zeitnahe Antwort.  
  3. Anstelle eines Rückrufs kann der Inkassodienstleister dem Schuldner auch anders, beispielsweise schriftlich, antworten. 
§ 46 – Ausnahmen von der Erreichbarkeits- und Rückrufpflicht

In begründeten Einzelfällen ist der Inkassodienstleister nicht verpflichtet, Anrufe eines Schuldners entgegenzunehmen oder auf dessen Rückrufbitten einzugehen. 

§ 47 – Informations- und Transparenzpflicht zur telefonischen Erreichbarkeit

Die Telefon- und Kontaktzeiten werden gegenüber dem Schuldner oder öffentlich in angemessener Form bekanntgemacht. 

§ 48 – Telefonkosten

Für die Nutzung der Schuldnerhotline oder einer Rückrufnummer (§ 40 dieses Codes of Conduct) des Inkassodienstleisters entstehen dem Schuldner außer seinen eigenen Verbindungskosten keine weiteren Kosten.  

§ 49 – Statthaftigkeit des Außendienstes

1. Die persönliche Ansprache des Schuldners im Außendienst kann dazu beitragen, eine gütliche Lösung zu finden. ²Eine solche Ansprache ist statthaft, wenn nicht ausgeschlossen werden kann, dass hierdurch die Forderungseinziehung oder die diesbezügliche Informationsbeschaffung gefördert wird. ³Von einer Förderung der Forderungseinziehung ist insbesondere auszugehen, wenn 

a. so der aktuelle Aufenthalt des Schuldners festgestellt oder – nach begründeten Zweifeln wie Postrückläufern – verifiziert werden kann; 

b. eine Zahlung oder Zahlungsvereinbarung nicht ausgeschlossen ist; 

c. eine materiell-rechtliche Vereinbarung nicht ausgeschlossen ist, die dem Sicherungsbedürfnis des Gläubigers/Auftraggebers und der vorübergehend eingeschränkten Leistungsfähigkeit des Schuldners gleichermaßen gerecht wird; 

d. so die wirtschaftliche und persönliche Situation des Schuldners geklärt werden kann und hierauf bezogene Informationsrechte vereinbart werden können oder 

e. so die Zahlungsunfähigkeit des Schuldners festgestellt und weitere Maßnahmen der Forderungseinziehung vermieden werden können. 

2. Die Ansprache des Schuldners im Außendienst hat zu unterbleiben, wenn der Schuldner dem Außendienstbesuch ausdrücklich widersprochen bzw. ein Hausverbot erteilt hat. ²Das Hausrecht des Schuldners wird beachtet. ³Dies schließt nicht aus, dass schriftlich oder fernmündlich erneut das Angebot eines Außerdienstbesuches unterbreitet wird. 

§ 50 – Ankündigung des Außendienstbesuches
  1. Der Schuldner soll auf den bevorstehenden Außendienstbesuch und die damit verfolgten Ziele hingewiesen werden, wenn dies den Zweck im Einzelfall nicht gefährdet. ²Der Hinweis auf den Außendienstbesuch erfolgt in sachlicher Weise; die unterbliebene Ankündigung ist begründet zu dokumentieren. 
  2. Eine Ankündigung des Außendienstbesuches ist entbehrlich, wenn der Außendienstbesuch der Überprüfung des Wohn- oder Aufenthaltsortes des Schuldners dient, weil eine schriftliche Kommunikation gescheitert ist und eine andere Kontaktaufnahme nicht möglich war. 
§ 51 – Außendienstzeiten
  1. Ein Außendienstbesuch darf nur von Montag bis Samstag in der Zeit von 06:00 bis 21:00 Uhr stattfinden.  
  2. Auf bekannte Belange und Wünsche des Schuldners wird mit Blick auf die Außendienstzeiten nach Möglichkeit Rücksicht genommen. ²Wünsche des Schuldners sind zu dokumentieren. 
§ 52 – Identitätsprüfung

Die Identität der angetroffenen Person ist zu prüfen. ²Handelt es sich nicht um den Schuldner, darf die Kommunikation nur fortgesetzt werden, wenn sichergestellt ist, dass die angetroffene Person vertretungsbefugt ist. ³Anderenfalls ist der Außendienstbesuch zu beenden. 

§ 53 – Dokumentationspflichten

Der Außendienstbesuch wird vom Inkassodienstleister dokumentiert. ²Die Dokumentation umfasst  

a. Datum des Besuches,  

b. den Namen des Außendienstmitarbeiters,  

c. das wesentliche Ergebnis des Besuches. 

§ 54 – Außendienstmitarbeiter vor Ort
  1. Den Außendienstbesuch führt in der Regel nur eine Person durch. Ausnahmen, etwa zu Ausbildungs- und Einweisungszwecken, sind dokumentiert zu begründen. 
  2. Der Außendienstmitarbeiter muss sich als Beauftragter des Inkassodienstleisters sowie mit einem Personalausweis oder vergleichbarem Dokument ausweisen können (Reisepass, Führerschein).  
  3. Zum Betreten einer Wohnung wird die ausdrückliche Zustimmung des Schuldners eingeholt.  
  4. Dem Schuldner wird eine Information überlassen, die den Namen des Außendienstmitarbeiters, den Namen und die Anschrift des Außendienstunternehmens sowie zumindest eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse enthält.  
  5. Der Außendienstmitarbeiter verfügt über die notwendige berufliche Praxis, sich auf verschiedene Personen einzustellen und situationsgerecht zu reagieren. ²Er ist in der Lage, den Schuldner über die geltend gemachten Haupt- und Nebenforderungen aufzuklären.  
  6. Der Schuldner darf auf rechtliche zulässige und auch im konkreten Fall nicht ausgeschlossene Folgemaßnahmen hingewiesen werden, wenn keine Einigung erzielt wird. ²Es gelten die Regelungen der §§ 28 und 29 dieses Codes of Conduct.   
  7. Dritte Personen dürfen nach dem Aufenthalt des Schuldners oder einer Kontaktmöglichkeit befragt werden. ²Der Grund der Kontaktaufnahme darf weder angegeben werden noch äußerlich erkennbar sein, etwa durch Kleidung oder Beschriftung von Fahrzeugen. ³Eine Benachrichtigung ist allenfalls im Briefkasten des Schuldners zu hinterlassen. 
  8. Empfangene Leistungen müssen ordnungsgemäß und nachvollziehbar quittiert werden.
§ 55 – Vergütung
  1. Soweit der beauftragte Inkassodienstleister den Außendienst außergerichtlich selbst durchführt, wird dies mit der Inkassovergütung entsprechend der Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG abgegolten. ²Die Angelegenheit kann als umfangreich anzusehen sein. 
  2. Führt der Inkassodienstleister den Außendienst nicht selbst durch, so darf er nur einen anderen registrierten Inkassodienstleister damit beauftragen. ²Die Kosten für die Beauftragung können nach den §§ 675, 670 BGB erstattungsfähig sein. ³Sie müssen in einem angemessenen Verhältnis zum sachlichen, personellen und zeitlichen Aufwand stehen. 
§ 56 – Freie Vereinbarung der Vergütung
  1. Die Vergütung für seine Tätigkeit vereinbart der Inkassodienstleister frei mit dem Gläubiger/Auftraggeber. 
  2. Das RVG gilt nicht unmittelbar für Inkassodienstleister. ²Seine Anwendung kann aber ganz oder teilweise zwischen dem Inkassodienstleister und dem Gläubiger/Auftraggeber vereinbart werden. ³Im Übrigen gelten §§ 675, 612 BGB. 
§ 57 – Erstattungsfähigkeit der Inkassokosten
  1. Der Gläubiger/Auftraggeber kann die Erstattung der Kosten der Beauftragung eines Inkassodienstleisters (Inkassokosten) vom Schuldner verlangen, soweit sie einen erstattungsfähigen Verzugsschaden darstellen.  
  2. Diesen Erstattungsanspruch kann der Gläubiger/Auftraggeber auch durch den Inkassodienstleister gegenüber dem Schuldner geltend machen lassen.   
  3. Die Erstattungsfähigkeit der Inkassokosten setzt voraus, dass neben einer materiell-rechtlichen oder prozessualen Anspruchsgrundlage für den Erstattungsanspruch die konkrete Beauftragung eines Rechtsdienstleisters aus Sicht des Gläubigers/Auftraggebers erforderlich und zweckmäßig war. 
§ 58 – Vergleichsvereinbarungen

1. Inkassodienstleister sollen in jeder Lage des Verfahrens auf eine gütliche Einigung bedacht sein und mit Schuldnern Vergleichsvereinbarungen abschließen. ²Diese können zum Zweck künftiger Anpassungen an geänderte wirtschaftliche Verhältnisse des Schuldners auch bedingt oder befristet sein.

2. Der Inkassodienstleister muss bei Vergleichsvereinbarungen das Sicherungsbedürfnis des Gläubigers/Auftraggebers bedenken. ²Vergleichsvereinbarungen können über die Zahlungsverpflichtung hinaus durch angemessene weitere Regelungen ergänzt werden. ³Dabei stehen dem Gläubiger/Auftraggeber und dem Inkassodienstleister als seinem Bevollmächtigten alle materiell-rechtlichen Gestaltungsformen zur Verfügung, insbesondere 

a. aus Nachweisgründen die Entgegennahme von Schuldanerkenntnissen, 

b. zum Ausgleich des Verlustes von Rangnachteilen die Vereinbarung von Sicherungsabtretungen (z.B. Lohn- und Gehaltsabtretung), 

c. zur Sicherung von Informationsrechten die Entbindung von Verschwiegenheitsverpflichtungen oder zur Vermeidung des Anspruchsverlustes Vereinbarungen zur Verjährung. 

3. Mitglieder des BDIU treffen diese Vereinbarungen auch, um die Titulierung allein aus Beweis- oder Verjährungsgründen zu vermeiden und dem Schuldner Kosten der Zwangsvollstreckung zu ersparen.

§ 59 – Ratenvereinbarungen und Teilzahlungshöhe
  1. Ratenzahlungsvereinbarungen haben das Ziel, dem Schuldner die Begleichung der vom Inkassodienstleister geltend gemachten Forderung in Teilbeträgen zu ermöglichen. ²Die Höhe der vereinbarten Rate richtet sich nach der Höhe der Gesamtforderung, der vom Schuldner zu bedienenden Zinsen sowie den finanziellen Möglichkeiten des Schuldners.  
  2. Ratenzahlungsvereinbarungen sollen so gestaltet sein, dass die Gesamtforderung unter Berücksichtigung der Zinsbelastung möglichst schnell beglichen werden kann.  
  3. Ratenzahlungsvereinbarungen, bei denen aufgrund der Zinsbelastung die Gesamtforderung trotz monatlicher Zahlungen nicht abnimmt, werden nur vereinbart, wenn die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Schuldners dies erfordern. ²In diesen Fällen ist dem Schuldner vor Abschluss der Vereinbarung mitzuteilen, dass die vereinbarte Ratenhöhe nicht geeignet ist, die Gesamtforderung zu reduzieren. ³Mit dem Schuldner wird vertraglich vereinbart, dass derartige Vereinbarungen in regelmäßigen Abständen überprüft und nach Möglichkeit angepasst werden. 
  4. Um finanziell schwachen Schuldnern die Möglichkeit zu geben, eine Forderung in Teilbeträgen abzutragen, können Inkassounternehmen die Zinsen festschreiben.  
§ 60 – Kostenpflichtige und kostenfreie Ratenzahlungsvereinbarungen

1. Grundsätzlich entsteht für den Inkassodienstleister mit dem Abschluss von Vergleichsvereinbarungen eine Einigungsvergütung, soweit dies mit dem Gläubiger/Auftraggeber vertraglich vereinbart wurde. ²Die Einigungsvergütung ist vom Schuldner zu erstatten, wenn er die Kosten der Einigung übernommen hat. ³Diese Erstattungspflicht ist nach § 13e RDG auf die entsprechende Gebühr nach Nrn. 1000, 1003 VV RVG begrenzt. 

2. Für Raten- oder Teilzahlungsvereinbarungen, die sich auf weniger als drei zu zahlende Raten beschränken, wird keine Einigungsvergütung erstattet verlangt. ²Gleiches gilt für die Bestätigung und Wiederaufnahme einer Raten- oder Teilzahlungsvereinbarung, die bereits in gleicher Form und in gleicher Angelegenheit getroffen wurde, wenn der Schuldner bei der ersten Vereinbarung die Kosten der gütlichen Einigung übernommen hatte. 

3. Absatz 2 gilt vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung im Einzelfall nicht

a. bei Abfindungsvergleichen; 

b. wenn die erneute Raten- oder Teilzahlungsvereinbarung wesentliche weitere Regelungen zur Sicherung des Gläubigers/Auftraggebers entsprechend § 59 Abs. 2 dieses Codes of Conduct enthält; 

c. wenn zwischenzeitlich Zwangsvollstreckungsmaßnahmen ergriffen wurden und die weitere kostenpflichtige Vergleichsvereinbarung zur Einstellung der Zwangsvollstreckungsmaßnahmen führen soll. 

§ 61 – Ermittlung des für die Inkassokosten relevanten Gegenstandswertes

Für Zahlungsvereinbarungen gilt die Gegenstandswertreduzierung des § 31b RVG. 

§ 62 – Hinweispflichten bei Zahlungsvereinbarungen und Schuldanerkenntnissen

1. Beabsichtigt ein Inkassodienstleister, mit einer Privatperson eine Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarung zu treffen, so hat er sie zuvor in Textform auf die dadurch entstehenden Kosten hinzuweisen. 

2. Im Rahmen des Telefoninkassos abgeschlossene Stundungs- und Ratenzahlungsvereinbarungen werden dem Schuldner zumindest in Textform bestätigt und übermittelt oder ihm in einer anderen Form zugänglich gemacht, wenn er dies ausdrücklich wünscht oder wenn dem Schuldner aus der Vereinbarung Kosten entstehen. 

3. Fordert ein Inkassodienstleister eine Privatperson zur Abgabe eines Schuldanerkenntnisses auf, so hat er sie mit der Aufforderung darauf hinzuweisen, dass sie durch das Schuldanerkenntnis in der Regel die Möglichkeit verliert, solche Einwendungen und Einreden gegen die anerkannte Forderung geltend zu machen, die zum Zeitpunkt der Abgabe des Schuldanerkenntnisses begründet waren. Der Hinweis muss 

a. deutlich machen, welche Teile der Forderung vom Schuldanerkenntnis erfasst werden, und  

b. typische Beispiele von Einwendungen und Einreden benennen, die nicht mehr geltend gemacht werden können, wie das Nichtbestehen, die Erfüllung oder die Verjährung der anerkannten Forderung.  

§ 63 – Privatautonomie

Es obliegt der Entscheidung des Gläubigers/Auftraggebers, ob er einen oder mehrere Rechtsdienstleister beauftragt. Dies ist Teil seiner Privatautonomie. 

§ 64 – Hinweispflicht

Der Inkassodienstleister weist den Gläubiger/Auftraggeber in Kenntnis von der Beauftragung weiterer Rechtsdienstleister darauf hin, dass die kumulierte Vergütung aller Rechtsdienstleister nicht vollständig erstattungsfähig ist.   

§ 65 – Prüfungspflicht und Gebühren
  1. Wird der Inkassodienstleister nach einem anderen Rechtsdienstleister beauftragt, so stellt er fest, welche Rechtsverfolgungskosten im konkreten Einzelfall erstattungsfähig wären, wenn nur ein Rechtsdienstleister beauftragt worden wäre und die Summe der Tätigkeiten aller Rechtsdienstleister ausgeführt hätte. 
  2. Der Inkassodienstleister begrenzt die gegenüber dem Schuldner geltend gemachten Vergütungen und Auslagen so, dass die Rechtsverfolgungskosten in Summe nicht höher sind als die der Beauftragung eines Rechtsdienstleisters. 
§ 66 – Auslagenpauschale für Telefon- und Portokosten
  1. Die Pauschale für Telefon- und Portokosten (Nr. 7002 VV RVG) in Höhe von 20% der Gebühren, maximal jedoch 20,00 €, beinhaltet sämtliche im Zusammenhang mit den Themen Telefonie, Post und sonstiger Korrespondenz verbundene Auslagen. 
  2. Der Ansatz weiterer Kosten ist grundsätzlich nur bei Einzelabrechnung nach Nr. 7001 VVRVG möglich. 
§ 67 – Vergütung und Auslagen nach Titulierung der Forderung

Hat der Gläubiger/Auftraggeber die Durchführung der Zwangsvollstreckung beauftragt, kann eine Inkassovergütung nach § 13e Abs. 2 RDG i.V.m. §§ 788, 91 ZPO und Nrn. 3309, 3310 VV RVG nebst Auslagen nach Teil 7 VV RVG in jeder Angelegenheit entstehen und erstattungsfähig sein. 

§ 68 – Außergerichtliche nachgerichtliche Beauftragung
  1. Verspricht die Zwangsvollstreckung nach Titulierung keinen Erfolg, kann der Gläubiger/Auftraggeber den Inkassodienstleister auch mit der nachgerichtlichen Forderungseinziehung beauftragen. 
  2. Die Vergütung richtet sich nach der vertraglichen Vereinbarung. ²Die erstattungsfähigen Kosten sind auf die Vergütung begrenzt, die ein Rechtsanwalt für die außergerichtliche Tätigkeit verlangen kann.
§ 69 – Erstattungen für Rücküberweisungen von Überzahlungen

Beendet der Schuldner einen an die Bank erteilten Dauerauftrag trotz Aufforderung durch den Inkassodienstleister nicht oder überweist der Schuldner einen zu hohen Betrag, ist der Inkassodienstleister grundsätzlich verpflichtet, die Überzahlung an den Gläubiger herauszugeben (§§ 675, 667 BGB). ²Überträgt der Gläubiger/Auftraggeber die Rücküberweisung an den Schuldner dem Inkassodienstleister, kann er eine angemessene Vergütung nach §§ 677, 683 BGB erstattet verlangen. 

§ 70 – Auslagen für Bonitätsprüfungen
  1. Die Kosten einer Bonitätsprüfung sind, soweit sie notwendig waren, vom Schuldner zu erstatten. ²Dies gilt nicht, wenn die Bonitätsanfrage vor Verzugseintritt erfolgt. 
  2. Kosten für die Durchführung einer Bonitätsabfrage über eine Auskunftei können als Aufwendungsersatz ausschließlich in Höhe der tatsächlich aufgewendeten Kosten geltend gemacht werden. 
  3. Über diesen tatsächlichen Aufwendungsersatz hinausgehende Vergütungen sind nicht erstattungsfähig. 
§ 71 – Auslagen für Ermittlungen
  1. Adressermittlungskosten fallen, soweit sie notwendig waren, dem Schuldner zur Last. 
  2. Adressermittlungskosten können als Aufwendungsersatz ausschließlich in Höhe der tatsächlich aufgewendeten Kosten und des erhöhten Arbeitsaufwands geltend gemacht werden. 
§ 72 – Auslagen für Bankrücklastschriften

Kosten im Falle von (Bank-)Rücklastschriften können ausschließlich als Aufwendungsersatz in Höhe der tatsächlich aufgewendeten Kosten und des erhöhten Arbeitsaufwands geltend gemacht werden.   

§ 73 – Auslagen: Kosten des Gerichts und des Gerichtsvollziehers

Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten sind notwendige Kosten der Zwangsvollstreckung und vom Schuldner gemäß §§ 788, 91 ZPO zu erstatten. 

§ 74 – Vergütungen und Auslagen für zusätzliche Leistungen
  1. Die Übersendung von Forderungsaufstellungen ist mit der Inkassovergütung und den Auslagen abgedeckt. ²Dies gilt nicht, wenn mehrfache Anforderungen des Schuldners den Rahmen des Üblichen erheblich übersteigen.  
  2. Für die Herstellung und Überlassung weiterer Dokumente und Unterlagen, insbesondere zum Nachweis der anspruchsbegründenden Voraussetzungen, werden keine Kosten erstattet verlangt, soweit es sich um Unterlagen und Dokumente handelt, die dem Schuldner nicht vorliegen. ²Im Übrigen sind die Aufwendungen in Anlehnung an die Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG erstattungsfähig, soweit die Anforderung den Rahmen des Üblichen überschreitet. 
§ 75 – Beschwerden
  1. Schuldner können bei dem sie kontaktierenden Inkassodienstleister Beschwerden einreichen. 
  2. In den vom Inkassodienstleister versandten Mahnschreiben ist dem Schuldner mindestens eine Kontaktmöglichkeit zu bieten, die dieser auch zur Übermittlung von Beschwerden nutzen kann. 
  3. Auf der Website des Inkassodienstleisters ist eine Kontaktmöglichkeit zu nennen, über die Beschwerden vom Schuldner übermittelt werden können. 
§ 76 – Beschwerdebearbeitung
  1. Der Inkassodienstleister stellt sicher, dass alle eingehenden Beschwerden innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet werden. ²Auf Beschwerden erhält der Schuldner eine angemessene Reaktion durch den Inkassodienstleister. 
  2. Spätestens vier Wochen nach Eingang der Beschwerde ist dem Beschwerdeführer das Ergebnis der Prüfung mitzuteilen. ²Wird die Beschwerde ganz oder teilweise abgewiesen, ist dies zu begründen. 
  3. Sollte die Beschwerde nicht fristgerecht zu prüfen bzw. zu bearbeiten sein, ist dem Beschwerdeführer dies mit einer Zwischeninformation mitzuteilen. 
§ 77 – Offensichtlich unbegründete oder respektlos vorgetragene Beschwerden

Nicht unter die Regelungen der §§ 75 f. dieses Codes of Conduct fallen Beschwerden, die 

a. in unangemessener, insbesondere respektloser Form vorgetragen werden; 

b. die offensichtlich unbegründet oder unsubstantiiert sind oder 

c. die offenkundig lediglich der Verschleppung des Inkassoverfahrens dienen. 

§ 78 – Identitätsdiebstahl und Personenverwechslung
  1. Um dem seit einigen Jahren gehäuft auftretenden Problem von Identitätsdiebstählen und Personenverwechslungen zu begegnen, halten alle dem Code of Conduct unterworfenen Inkassounternehmen für möglicherweise betroffene Schuldner ein Formular bereit, anhand dessen diese freiwillig, schnell und unkompliziert ihre Personenstammdaten übermitteln können, die der Inkassodienstleister zur Prüfung des vorgetragenen Beschwerdesachverhalts benötigt. 
  2. Über die im Formular angeforderten Daten hinaus darf der Inkassodienstleister den Beschwerdeführer nicht zu weiterer Mitwirkung verpflichten. ²Es besteht keine weitere Beweis- oder Mitwirkungspflicht für den Beschwerdeführer. Zum Erstatten einer Strafanzeige darf geraten werden. 
  3. Ob das Formular zur Aufklärung von Identitätsdiebstählen und Personenverwechslungen in einem offenen Bereich auf der Unternehmenswebsite angeboten oder dem Beschwerdeführer nach der Beschwerde übermittelt wird, bleibt eine unternehmerische Entscheidung des Inkassodienstleisters. 
§ 79 – Beschwerdemanagement
  1. Inkassodienstleister halten ein geeignetes Verfahren vor, um sicherzustellen, dass Beschwerden entsprechend den Verpflichtungen dieses Codes of Conduct sowie, wenn notwendig, durch einen qualifizierten Sachbearbeiter bearbeitet werden. 
  2. Inkassodienstleister stellen sicher, dass der Beschwerdeführer, wenn die Beschwerde es als notwendig erscheinen lässt, für den Zeitraum der Beschwerdebearbeitung bis zum Ergebnisbescheid keinen weiteren Inkassomaßnahmen unterliegt. 
Glossar

Adressdienstleister – Unternehmen, die eine zustellbare Anschrift des Schuldners ermitteln, wenn eine Postsendung an die bekannte Anschrift nicht zugestellt werden kann. 

Auskunfteien – Unternehmen, die gewerblich Auskünfte über private oder geschäftliche Verhältnisse anderer Personen, insbesondere über deren Kreditwürdigkeit, erteilen 

Beitreibungsprozess – Summe der >Inkassomaßnahmen.  

Einmeldung – Übermittlung von qualifizierten Informationen über private oder geschäftliche Verhältnisse Anderer, insbesondere über deren Kreditwürdigkeit, an >Auskunfteien 

Fälligkeit – Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger/Auftraggeber die Leistung fordern kann. Eine Rechnung ist grundsätzlich sofort zur Zahlung fällig, wenn nichts anderes vereinbart wurde. Der Schuldner gerät automatisch in >Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet 

Gläubiger – Person, die wegen eines vertraglichen oder gesetzlichen Schuldverhältnisses Forderungen gegen einen  >Schuldner hat 

Gläubigermahnspesen – Kosten, die dem >Gläubiger bereits vor der Beauftragung eines Inkassodienstleisters entstanden sind, um eine Forderung beizutreiben 

Inbound-Telefonie – wenn die Person selbst beim Inkassodienstleister anruft 

Inkassomaßnahmen – Schritte, die dem Ausgleich der geschuldeten Leistung dienen. Dies können sein: Informationsbeschaffung, Kontaktaufnahme, Beauftragung von Vollstreckungsmaßnahmen usw. 

Mahnbescheid – wird auf Antrag des >Gläubigers bzw. Inkassodienstleisters vom Zentralen Mahngericht des Bundeslandes, in welchem der Antragsteller in der Regel seinen Wohnsitz/Geschäftssitz hat, erlassen und dient der Durchsetzung von Geldforderungen im gerichtlichen Mahnverfahren 

Mahnschreiben – Schreiben des Gläubigers, mit welchem der Schuldner zur Zahlung des ausstehenden Betrags aufgefordert wird. Grundlage für das Mahnschreiben muss immer die geltend gemachte Hauptforderung sein. 

Mahnwesen – die Summe der Maßnahmen zum Forderungseinzug. Diese können vom Gläubiger selbst übernommen oder in Auftrag gegeben werden. 

Mandat – Auftrag zur Vertretung, der erteilt wird (etwa an einen Inkassodienstleister oder an einen Rechtsanwalt) 

Outbound-Telefonie – wenn eine Person vom Inkassodienstleister angerufen wird 

Realisierung einer Forderung – Ausgleich der geschuldeten Leistung  

Rechnung – Dokument, das die Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung zum Inhalt hat. Eine Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten: Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer des leistenden Unternehmers, Rechnungsdatum, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Leistung – und den Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag.  

Rechtsprüfung (als Aufgabe des Inkassodienstleisters) – Prüfung des tatsächlichen Bestands der Forderung 

Schadensminderungspflicht – Verpflichtung (Obliegenheit) des Geschädigten, Schaden und Schadensfolgen möglichst gering zu halten 

Schuldner – natürliche oder juristische Person, die wegen eines vertraglichen oder gesetzlichen Schuldverhältnisses eine Leistung zu erbringen hat 

Vermögensauskunft – im Rahmen der > Zwangsvollstreckung hat der Schuldner, sofern dies beantragt wird, alle ihm gehörenden Vermögensgegenstände anzugeben sowie weitere Angaben zu machen. Der Schuldner muss an Eides statt versichern, dass er die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen richtig und vollständig gemacht hat 

Vertragsverhältnis – auf einem Vertrag beruhendes Verhältnis zwischen > Gläubiger und > Schuldner. Verträge können schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten (etwa wenn Ware auf das Laufband an der Supermarktkasse gelegt wird) geschlossen werden 

Verzug, Verzugseintritt – 30 Tage nach Zugang der Rechnung gerät der Schuldner einer Geldforderung automatisch in Verzug, wenn nichts anderes vereinbart ist. Bei Verbrauchern gilt dies nur dann, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde 

Verzugsschaden – Schaden, der durch die Pflichtverletzung eines > Schuldners entsteht: Dazu gehören Portokosten, Verzugszinsen, Kosten der Rechtsverfolgung (insbesondere Einschaltung eines Inkassodienstleisters), Gerichtskosten für den Mahnbescheid/Vollstreckungsbescheid und die Kosten für Mahnschreiben nach Eintritt des > Verzugs 

Zahlungsaufforderung – Aufforderung an den >Schuldner, eine fällige Forderung zu begleichen 

zahlungsgestörte Forderung – Forderungen, bei denen sich der > Schuldner in > Verzug befindet und trotz > Mahnung nicht gezahlt hat 

Zwangsvollstreckung – im Wege der Zwangsvollstreckung erhält der > Gläubiger Zugriff auf das Vermögen seines > Schuldners, sodass er dieses zur Befriedigung seiner Forderung verwerten kann. Die Zwangsvollstreckung darf nur durch staatliche Vollstreckungsorgane betrieben werden, etwa durch Gerichtsvollzieher