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How debt collectors work

The way debt collection agencies work is subject to many misunderstandings. Everything is very simple: the companies collect third-party receivables. To ensure that outstanding invoices are paid soon, debt collection service providers use a variety of modern communication channels.          

The main task of collection service providers is the collection of commercially dunned receivables.
The collection of unpaid invoices can be carried out by commercial enterprises themselves (e.g. by their own dunning departments) or it can be transferred to external collection agencies which professionally carry out these tasks in their function as legal service providers. 

Dunning letters: As soon as the debtor is in default with the payment of an invoice, the debt collection agency reminds him of the payment.  

Talking with each other: If a debtor fails to respond to written reminders, collection agencies speak directly to the person concerned to ensure that the claim is paid. 

Judicial dunning procedure: At the client's request, collection agencies can also carry out the judicial dunning procedure. 

Enforcement measures: With an enforceable title, a debt collection agency can also arrange for execution. The debt collection service provider can, for example, instruct a bailiff to do this.

Die Langzeitüberwachung: Verläuft die Bonitätsauskunft negativ, übernimmt das Inkassounternehmen die Forderung in die sogenannte Langzeitüberwachung. Da titulierte Forderungen erst nach 30 Jahren verjähren, bedeutet das: Den Schuldner beobachten und durch Adresspflege, Überwachung der Vermögensverhältnisse, Ermitteln von Anschriften sowie Überwachen und Führen von Debitoren-Konten die berechtigte Forderung weiterverfolgen.

Welche Kosten muss der Schuldner, welche der Gläubiger tragen? 

Keine Vergütung für die erste Mahnung: Steht eine Forderung aus, ist dem Gläubiger das Durchführen einer ersten Mahnung zuzumuten, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Lagert der Gläubiger schon diese Tätigkeit auf ein Inkassounternehmen aus, muss er diesen Dienst selbst vergüten und kann diese Kosten nicht auf den Schuldner übertragen. 

Erst nach Vorliegen des Verzuges kann der Gläubiger Gebühren vom Schuldner verlangen: Befindet sich der Schuldner zum Beispiel nach einer ersten Mahnung im Verzug, muss er dem Gläubiger die weiteren Kosten erstatten, die für die Realisierung seiner berechtigten Forderung nötig sind. Dazu gehören auch die Gebühren eines Inkassounternehmens – die Inkassokosten gehören zumsogenannten Verzugsschaden. Die Höhe des Verzugsschadens ist in § 4 RDGEG geregelt und der Höhe von Anwaltskosten angeglichen.

Erfolgsprovisionen sind kein Verzugsschaden: Zwischen Auftraggeber und Inkassounternehmen vereinbarte Erfolgsprovisionen sind kein Verzugsschaden, sodass der Auftraggeber diese Vergütung alleine tragen muss. 

Gebühren: Im Rahmen des Einzugs titulierter Forderungen arbeiten Inkassounternehmen üblicherweise auf der Grundlage einer Erfolgsprovision. Die Höhe des Provisionssatzes richtet sich insbesondere auch danach, ob das Inkassounternehmen das Kostenrisiko vollständig übernimmt oder das Kostenrisiko beim Auftraggeber verbleibt. 

Inkassovergütung im gerichtlichen und nachgerichtlichen Bereich: Wird das Inkassounternehmen mit der Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens und/oder dem nachgerichtlichen Inkasso (zum Beispiel Einleitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen/ Langzeitüberwachung) beauftragt, fallen weitere Vergütungen in Abhängigkeit von den jeweils  einzuleitenden Maßnahmen an. 

In der Praxis sind Mischformen verschiedener Vergütungssysteme denkbar. 

Ankauf notleidender Forderungen oder entsprechender Forderungspakete
Beim Verkauf  titulierter Forderungen hängt der Kauferlös von der Art und Güte der Forderung ab. So können zum Beispiel die Anzahl der bereits erfolgten Vollstreckungsversuche oder das Alter der Forderung Einfluss auf den Wert haben.